主体资格
核对营业执照名称、统一社会信用代码、注册地址与档案信息是否一致，避免同名主体混淆。
核验维度
四项内容一次对齐，不必逐张翻证照
主体信息、许可范围、有效期、变更授权分列呈现，核验结论按维度记录，谁在什么时间确认过一目了然。
许可范围
确认许可证载明的生产或经营范围涵盖本次采购品类，超出范围的物料提前标出。
有效期
按证照类型设置提醒天数，临期与过期状态直接标注在供应商卡片上，下单前可见。
变更与授权
企业更名、地址迁移、经办人授权等变动单独记录，保留前后版本便于追溯。
核验流程
从建档到归档，六个节点走完一轮核验
每个节点都会留下操作人、时间与结论，中途换人接手也能接着往下走。
建档：把供应商名录先落成台账
历史 Excel 台账可批量导入，企业名称、联系人、供货物料等字段自动归到对应供应商名下，重复条目会在导入时提示合并。
采集：证照扫描件统一收口
采购或质量岗位上传 PDF、图片，也可以生成提交链接由供应商自行回传，材料进入待核验队列，不再散落在邮箱和聊天记录里。
提取：关键字段自动读出来
系统读取证照上的企业名称、证号、发证机关与有效期，与档案字段并排显示，人工确认后写入核验记录，减少手工敲字出错。
比对：名称、证号、范围逐项核对
名称与台账不符、经营范围不含所供品类、注册证号对不上时，条目标记为待确认，并填写差异原因与处理意见。
预警：临期与变更自动提醒
按证照类型设置提前提醒天数，到期前推送给对应负责人；供应商补交续证材料后，状态与有效期自动更新到最新记录。
归档：核验结论可查、可导出
每轮核验的时间、操作人、结论与附件形成完整记录，内部检查或客户审计时可以按供应商导出成册，无需临时翻找。
拦截点
四类常见问题，在下单之前就被拦下
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许可范围与所供品类不符 经营范围未覆盖目标品类，核验时直接标红，采购申请阶段即可退回补充材料。
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证照已过期仍在下单 有效期状态同步到供应商卡片，过期或临期条目标记清晰，避免用旧证继续交易。
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企业更名后资料未同步 证照名称与台账名称出现差异时提示比对结果，并记录变更时间与证明材料。
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扫描件模糊或缺页 附件清晰度不足、页码不完整时退回补交，避免核验环节反复来回确认。
适用对象
谁在用这套核验台账
岗位不同，关心的字段不同，核验记录各自可见又可共用同一份底稿。
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医药生产企业采购部
按原料、辅料、包材品类管理供应商证照，新供应商准入时一次性收齐材料，减少逐家催件的沟通成本。
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药品与器械经营企业质量部
负责首营企业资料审核与年度复审，核对结论按供应商归档，检查时可直接调取记录。
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连锁药房供应链团队
门店扩张期新增供应商较多，证照到期提醒集中查看，避免同一批材料反复确认。
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医健行业代理商与贸易商
向客户提供合规资料包时，统一从台账导出，来源清晰，减少临时收集造成的版本混乱。
常见问题
关于核验的疑问
以下是采购与质量岗位问得最多的几个问题。如果还想了解字段规则或导入细节，可以通过下方表单留言。
核验前需要准备哪些资料？
通常需要营业执照、生产经营许可证、相关体系证书以及产品注册或备案文件。不同品类要求不同，系统会按供应商类型给出对应的材料清单，逐项打勾即可。
历史纸质台账可以批量导入吗？
可以。按照模板整理成表格后一次性导入，企业名称、证号、有效期等字段会自动落入对应供应商档案；重复条目会在导入结果中提示，确认后再合并。
证照到期提醒提前多久发出？
提醒天数按证照类型分别设置，常见做法是提前 60 天首次提示、提前 30 天再次提示。提醒会推送给指定的负责人，也可以在证照列表中集中查看临期条目。
核验结论能导出给客户审计使用吗？
可以按供应商或时间范围导出核验记录，内容包含证照名称、核验时间、操作人、结论与附件索引，便于内部检查或客户审计时提交。
多家子公司的证照会不会混在一起？
可以为不同主体建立独立账套，数据各自独立；集团层面需要汇总查看时，再按权限开放跨主体的汇总视图。
供应商可以自己提交证照材料吗？
可以。生成提交链接发给对方，供应商按清单上传材料，提交后进入待核验队列，采购与质量岗位只需处理核验环节，不用反复收附件。
核验不通过时怎么记录处理过程？
在对应条目上填写差异原因与处理意见，标记为待补交或退回，后续补充材料会关联到同一条记录，形成完整的处理轨迹。
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先把证照台账理顺，再谈采购效率
提交企业信息后，我们会安排对接人员协助完成首批供应商资料导入，并按你的品类配好核验字段。
- 历史台账批量导入协助
- 证照字段与提醒天数按需配置
- 远程协助完成首轮核验